Совет: Как вести электронные трудовые книжки в 1С:ЗУП 3.1 – заполнение формы СЗВ-ТД
Электронные трудовые книжки (ЭТК) – это сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица, хранящиеся в электронном виде в информационных ресурсах ПФР. С 1 января 2020 года, все работодатели обязаны формировать ЭТК на каждого работника и передавать в Пенсионный фонд Российской Федерации в установленном порядке (ч. 1 ст. 66.1 ТК РФ, ст.3 ФЗ от 16.12.2019 г. N 439-ФЗ).
Несмотря на то, что программа 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (Редакция 3.1) уже поддерживает функционал ЭТК и автоматизирует процесс работы с ними, у работодателей остается множество вопросов по оформлению операций.
В статье мы рассмотрим следующие вопросы:
- Форма «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица» (СЗВ-ТД) – правила и сроки заполнения и представления
- Документооборот в 1С:ЗУП 8 при получении от сотрудника заявления о порядке ведения трудовой книжки
- Документооборот ЭТК в 1С:ЗУП 8 при приеме на работу нового сотрудника
- Документооборот ЭТК в 1С:ЗУП 8 при увольнении сотрудника
- Документооборот ЭТК в 1С:ЗУП 8 при кадровом переводе сотрудника
Форма «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица» (СЗВ-ТД) – правила и сроки заполнения и представления
Для целей отчетности была введена форма Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД). Порядок заполнения формы и представления ее в территориальный орган ПФР утвержден Постановлением Правления ПФ РФ от 25 декабря 2019г. N730п. В соответствии с ним форма СЗВ-ТД:
- представляется, начиная с 1 января 2020 года, не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором проведены кадровые мероприятия или подано заявление о продолжении ведения трудовой книжки либо о представлении сведений о трудовой деятельности;
- является документом персонифицированного учета;
- заполняется отдельно на каждого сотрудника на основании приказов (распоряжений), иных решений или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений между страхователем и зарегистрированным лицом, и содержит сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица, его приеме на работу, переводах на другую постоянную работу и об увольнении;
- заполняется и представляется страхователями в территориальный орган ПФР на всех зарегистрированных лиц (включая лиц, работающих по совместительству и на дистанционной работе);
- заполняется отдельно на каждого сотрудника, если в отчетном месяце произошло одно из событий:
- прием на работу;
- перевод на другую постоянную работу;
- увольнение с работы;
- подано зарегистрированным лицом заявление о порядке ведения страхователем трудовой книжки на бумажном носителе или в электронном виде;
А также:
- изменение наименования страхователя;
- установление (присвоение) работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации;
- лишение права в соответствии с приговором суда занимать определенные должности и заниматься определенной деятельностью.
Страхователь представляет форму СЗВ-ТД в форме электронного документа. В случае если численность работающих у него зарегистрированных лиц менее 25, он может представлять СЗВ-ТД на бумажном носителе.
При представлении формы СЗВ-ТД впервые в отношении зарегистрированного лица, страхователь одновременно представляет сведения о его трудовой деятельности (о последнем кадровом мероприятии) по состоянию на 1 января 2020 года у данного страхователя.
В случае отсутствия в течение 2020 года у зарегистрированного лица кадровых мероприятий и (или) заявления о продолжении ведения трудовой книжки либо о представлении сведений о трудовой деятельности, сведения о трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 г. у данного страхователя на такое зарегистрированное лицо представляются не позднее 15 февраля 2021 года.
В программе 1C:Зарплата и управление персоналом 8, (редакция 3.1.13.120), Форма СЗВ-ТД и другие документы, связанные с ЭТК находятся в разделе Кадры, подраздел Электронные трудовые книжки.
Документооборот в 1С:ЗУП 8 при получении от сотрудника заявления о порядке ведения трудовой книжки
В течение 2020 года сотрудник может подать заявление о порядке ведения электронной книжки – выбрать бумажный вариант, либо полный переход на электронную форму. При этом, даже если сотрудник выбрал бумажную форму, электронная трудовая книжка будет вестись параллельно. В нашем примере сотрудник Электронов И.И. написал заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки. Вводим новый документ Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности.
Заявление заполнить и провести. Затем, по кнопке Печать выводим на печать Уведомление сотруднику об изменениях в трудовом законодательстве.
И Заявление о продолжении ведения трудовой книжки на бумажном носителе в соответствии со ст. 66 ТК РФ
Эти два документа отдаем на подпись сотруднику.
В документе Сведения о трудовой деятельности работников, СЗВ-ТД отразится полученное заявление. В документе отражаются все операции по всем сотрудникам за отчетный период.
Информацию можно детализировать по каждому сотруднику. Для этого предназначен список Мероприятия, который собирает все операции из СЗВ-ТД.
В Форме СЗВ-ТД по кнопке Печать СЗВ-ТД выводим отчет на печать для просмотра и проверки записей. Этот отчет теперь можно будет сдать в ПФР в бумажном виде, или отправить через сервис 1С-Отчетность.
Документооборот ЭТК в 1С:ЗУП 8 при приеме на работу нового сотрудника
Вернемся немного назад и примем на работу сотрудника Электронова И.И. В кадровые документы разработчики добавили флаг Отразить в трудовой книжке, который автоматически отражает документ в СЗВ-ТД. При создании документа Прием на работу Флаг активирован автоматически – снимать его не нужно.
Отражение в СЗВ-ТД после проведения документа Прием на работу.
Мероприятие по приему сотрудника Электронова И.И.
В Форме СЗВ-ТД по кнопке Печать СЗВ-ТД выводим отчет на печать для просмотра и проверки записей.
Документооборот ЭТК в 1С:ЗУП 8 при увольнении сотрудника
Как и в предыдущем случае, в документе Увольнение обязательно должен быть установлен Флаг Отразить в трудовой книжке. При создании документа Флаг устанавливается программой автоматически.
Отражение в СЗВ-ТД после проведения документа Увольнение.
С релиза 3.1.13.120, если до момента увольнения по сотруднику в 2020 году не было отражено в программе ни одного мероприятия, то сведения о его трудовой деятельности (о последнем кадровом мероприятии) по состоянию на 1 января 2020 года у данного страхователя отражаются в СЗВ-ТД автоматически (необходима проверка и контроль).
В Форме СЗВ-ТД по кнопке Печать СЗВ-ТД выводим отчет на печать для просмотра и проверки записей по сотруднику Вычетову И.П.
Документооборот ЭТК в 1С:ЗУП 8 при кадровом переводе сотрудника
В документе Кадровый перевод (при создании нового документа) Флаг Отразить в трудовой книжке программой автоматически НЕ устанавливается, так как не все мероприятия по Кадровому переводу должны отражаться в Форме СЗВ-ТД. Пользователю необходимо самостоятельно принять решение об установке Флага в зависимости от перевода. В нашем примере сотрудник Отпускникова Н.А. переведена в другое подразделение и на другую должность, такой перевод отражается в СЗВ-ТД, поэтому в документе устанавливаем Флаг Отразить в трудовой книжке.
Отражение в СЗВ-ТД после проведения документа Кадровый перевод.
Мероприятие по кадровому переводу сотрудника Отпускниковой Н.А.
В Форме СЗВ-ТД по кнопке Печать СЗВ-ТД выводим отчет на печать для просмотра и проверки записей по сотруднику Отпускниковой Н.А.
Пройдите курсы 1С и Вам больше не понадобятся советы и руководства!