Пошаговое руководство – как сформировать авансовый отчет в 1С:Бухгалтерии 8.3

Выдача денежных средств сотруднику подотчет – распространенная практика в любой организации. Программа 1С:Бухгалтерия 8 позволяет автоматизировать рутинные процедуры учета таких операций.

Как сделать авансовый отчет? Первый шаг – необходимо оформить выдачу средств подотчет. Помимо наличных денежных средств подотчет также могут быть выданы безналичные денежные средства (на карту работнику), либо денежные документы (талоны ГСМ, билеты, талоны на питание и пр.). Рассмотрим каждый из вариантов. Создание документов для каждого из случаев производится из раздела меню Банк и касса

Оформление расходного кассового ордера в 1С 8.3

Для оформления выдачи Наличных денежных средств, необходимо зайти в пункт Кассовые документы. Откроется список, в верхней части которого по кнопке "Выдача" вы сможете создать документ "Выдача наличных". В документе необходимо заполнить следующие реквизиты:
Вид операции – Выдача подотчетному лицу; Получатель; Сумма; Организация; Статья расходов.

Документ выдачи наличных денежных средств в 1С 8.3

Оформление выдачи Безналичных денежных средств оформляется с помощью документа, который можно создать из пункта "Банковские выписки". Заполняются те же реквизиты:
Вид операции – Выдача подотчетному лицу; Получатель; Сумма; Организация; Статья расходов.

Документ выдачи безналичных денежных средств в 1С 8.3

Оформление выдачи Денежных документов осуществляется через одноименный пункт Денежные документы. При создании документа помимо реквизитов Вид операции, Организация, необходимо заполнить вкладки Кому и Денежные документы.

Документ выдачи денежных документов

После оформления документов выдачи средств подотчет вы можете составить и заполнить авансовый отчет в 1С 8.3. Для этого в разделе Банк и касса, в пункте Авансовые отчеты создается новый документ. Обязательно заполняются реквизиты Подотчетное лицо и Организация.
Далее во вкладке Авансы указываются документы, которыми были отражены выданные сотруднику подотчет средства, по которым он сейчас отчитывается (Например, расчетный кассовый ордер, списание с расчетного счета или выдача денежных документов).
Далее заполняются следующие вкладки: Товары, Оплаты и(или) Прочее.

Заполнение авансового отчета в 1С 8.3

На вкладке "Дополнительно" можно указать представителей сторон, которые подтянутся в печатную форму. Если оставить пункты пустыми, то данные необходимо будет заполнить ручкой.

Также сотрудник мог произвести оплату поставщикам в счет уже полученных товаров или услуг, или в счет будущих поставок. Для этого заполняется вкладка Оплаты. Для этого во вкладке необходимо указать документ расхода, который будет погашен выданными подотчет средствами.

Во всех остальных случаях используется вкладка Прочее, например, если сотрудник отчитывается за приобретенные канцелярские принадлежности, либо покупку авиабилетов, командировочные и любые другие расходы, которые не подходят для оформления в качества Товаров.

Обратите внимание, что при заполнении вкладок Товары и Прочее вы можете поставить галочку в столбце СФ, чтобы при создании авансового отчета сразу сформировать счет-фактуры по выбранным позициям, если они были выданы поставщиками.

Все эти операции пошагово на практике разбираются на очном семинаре "Расчеты с подотчетными лицами: от теории до практики".

После того, как все шаги были выполнены, вы можете распечатать и подписать печатную форму авансового отчета (АО-1). Делается это из созданного нами документа Авансовый отчет через меню Печать. Образец авансового отчета из 1С:Бухгалтерии 8.3 представлен на картинке.

Оформление авансового отчета в 1С:Бухгалтерии 8.3

В данном случае сотрудник с разрешения руководства потратил больше денежных средств, чем ему было выдано, получился перерасход. При этом сотруднику необходимо вернуть разницу. Для этого составляется дополнительный документ о выдаче сотруднику наличных денежных средств.

Если же у сотрудника образовался остаток, то есть часть денег не была потрачена, то они возвращаются в кассу и формируется документ поступления наличных денежных средств от подотчетного лица. Данные по документам вносятся в печатную форму авансового отчета.


Пройдите курсы 1С и Вам больше не понадобятся советы и руководства!

Ознакомьтесь с расписанием всех курсов Учебного центра.

Ближайшие курсы 1С

Курсы 1С:Бухгалтерия 8 – 15%
Использование конфигурации - 40ч
22 - 27 августа, Интенсив
осталось 2 места Записаться на Курс!
Курсы Ведение учета при УСН
в 1С:Бухгалтерия 8 - 24ч.
23 - 28 августа, Интенсив – 15%
осталось 3 места Записаться на Курс!
Курсы 1С:Зарплата и управление персоналом 8. Расчет зарплаты - 32ч
28 августа - 5 сентября, Вечер – 10%
осталось 3 места Записаться на Курс!
Курсы Кадровый учет в 1С ЗУП 3.1 - 24ч.
28 августа - 4 сентября, Вечер– 15%
осталось 2 места Записаться на Курс!
Курсы Оператор 1С широкого
профиля
- 26ч 7400 руб! 9900 руб.
23 - 29 августа, Вечер
осталось 3 места Записаться на Курс!

Все курсы 1С

Отправить заявку/
заказать обратный звонок

*Ф.И.О.:
*Оставьте свой телефон
*Оставьте свой e-mail
Название курса:
Комментарии:
Поля, отмеченные *,
обязательны для заполнения.
Нажимая кнопку, я принимаю условия Оферты по использованию сайта и согласен с Политикой конфиденциальности.

Рекомендательное письмо от фирмы «1С»:

Рекомендательное письмо фирмы 1С